Bien gérer le stock de son magasin, ou franchise : les atouts de la caisse enregistreuse avec gestion de stock

La gestion de stock est un élément essentiel pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En effet, c’est elle qui définira en partie la pérennité de votre commerce. Que vous gérez une boutique indépendante, un e-commerce ou une franchise, vos stocks doivent être synchronisés à la demande de vos clients. Ils requièrent un savant équilibre : assez pour répondre aux attentes, mais pas en excès pour ne pas perdre d’argent, ce dernier cas pouvant avoir des conséquences désastreuses.

Faisons donc le point sur les meilleures méthodes de gestion des stocks en fonction de votre point de vente, ainsi que la façon dont une caisse enregistreuse avec fonction gestion de stock a pour effet d’augmenter votre chiffre d’affaires.

Gestion de stock, stock et stockage : définitions !

Afin de pouvoir appréhender correctement les ressources et les besoins, il est important de connaitre la signification des termes indissociables que sont « la gestion de stock », le « stock », et le « stockage ».

La gestion de stock

La gestion de stock tient compte de la matière première, des produits dits « semi-finis » (produits en cours de fabrication), des produits finis, ainsi que des emballages.

Une bonne gestion de stock suppose de disposer d’assez de ressources au bon moment. Lorsque cela n’est pas le cas, on parle de « rupture de stock ». Et une rupture de stock s’avère problématique à tous les niveaux puisqu’elle induit une fabrication des produits pour la vente ralentie. Dans le cas contraire, on parle d’« excédent de stock », qui est la conséquence d’un mauvais investissement financier.

Le stock et le stockage

Le stock englobe toutes les marchandises que détient le commerçant, qui n’ont donc pas été vendues ou utilisées. Chaque forme de produit (matière première, produit semi-fini ou fini) est considérée comme du stock à part entière. Il est à noter que le stock peut être réparti en deux autres catégories : les stocks de produits à réparer et les stocks de produits à recycler.

De manière générale, le stockage désigne le fait de conserver des marchandises à court, moyen ou long terme. Il a généralement entreposé dans un endroit permettant la bonne gestion des marchandises et qui réponde à certaines normes, ce qui est le cas d’un entrepôt ou d’un local. Le stockage est une activité à part entière qui vient se raccrocher aux notions de « gestion de stock » et « stock ».

Bien gérer les stocks : les enjeux d’une caisse enregistreuse avec gestion de stock

Gérer le niveau de son stock est une tâche qui nécessite un certain suivi. En effet, l’achat de produits représente une lourde charge financière et bloque une partie du capital de l’entreprise. Ainsi, savoir quand, comment, et combien de produits il faut à un instant T relève d’une excellente connaissance du secteur et de la demande.

En ces intentions, une caisse enregistreuse avec gestion de stock (ou logiciel de caisse) contribue à accroître au maximum les recettes. Cela se traduit par des résultats concrets. Grâce à un tel outil, vous répondez aux attentes de vos clients tout en réduisant les coûts de stockage et en maximisant les espaces disponibles (entrepôt, arrière-boutique et/ou surface de vente).

Satisfaire le client et augmenter le chiffre d’affaire

Pour satisfaire au maximum votre clientèle, avec pour visée de la fidéliser, le logiciel de caisse Rezomatic de TGM dispose également d’une fonction programme de fidélité. Vous obtiendrez une vision générale et au cas par cas de ses habitudes d’achats et adapterez vos stocks en conséquence. Ainsi, votre entreprise achalandera les produits les plus recherchés, attirera plus de monde et fera croître drastiquement son chiffre d’affaire.

Réduire les coûts de stockage

Stocker coûte de l’argent. Le gérant doit veiller au maximum à éviter le surstockage comme le sous-stockage.

Pour cela, il existe une méthode qui consiste à classer les ressources en trois catégories avec pour objectif de mieux gérer le budget alloué au stock : la méthode ABC.

- Dans la catégorie A, on place les ressources indispensables à la production et qui représentent 20% des stocks ;

- En B, viennent les matières de second plan qui correspondent à 30% des ressources. Notez que bien que moins importantes que la classe A, elles nécessitent un contrôle régulier ;

- En C, sont répertoriés les produits matérialisant 5% des ventes et 50% des stocks.

Optimiser l’espace de stockage et l’espace de vente

Là encore, la méthode ABC fait ses preuves puisqu’elle opère en fonction de la rotation.

Ainsi, la catégorie A se trouvera à l’entrée du stock, afin d’achalander les rayons rapidement. Ensuite, arrive la catégorie B, suivie de la C. Les produits doivent être accessibles selon leur importance.

Vous pouvez également, pour la catégorie A, rajouter un petit espace de vente pour ne jamais tomber en rupture de stock et éviter les réapprovisionnements trop fréquents. Cela aura pour effets de libérer de l’espace de stockage et de limiter l’achat de produits chers et peu vendus.

Encore une fois, la meilleure caisse enregistreuse avec gestion de stock vous y aidera.

Comment éviter les risques d’une mauvaise gestion des stocks ?

Une mauvaise gestion des stocks peut remettre en question la pérennité de l’entreprise. En effet, l’enjeu consiste à ne pas souffrir de surstockage, de sous-stockage ou encore de ruptures de stock. Ainsi un contrôle régulier prévaut pour bien anticiper le réapprovisionnement.

Eviter le surstockage, un gouffre en matière de trésorerie

De nombreux commerçants misent sur le surstockage par crainte de ne pouvoir répondre à la demande du client. Cependant, surstocker n’est pas la bonne stratégie car cela monopolise généralement beaucoup de trésorerie. De plus, se sur-approvisionner d’une référence dont le public peut se lasser à tout moment peut vous faire encourir le risque de perdre de l’argent. Ainsi, il vaut mieux privilégier un taux de rotation des stocks important pour s’adapter aux tendances plutôt que de tout bloquer sur certains articles.

En outre, ce phénomène engendre d’autres dépenses : les charges fixes augmentent (sur les locaux, le rangement) et vos charges variables également (les salaires du personnel qui travaillera davantage pour répondre à ces besoins, l’entretien, etc).

Se prémunir du sous-stockage et des ruptures de stock

Le sous-stockage peut être tout aussi désastreux que le surstockage et entrainer :

  • Les ruptures de stocks,
  • La baisse du CA de la société,
  • Des clients mécontents…

Gérer les stocks dormants

Les stocks dormants proviennent du surstockage. Il s’agit d’un stock qui n’a pas été mis en avant ou vendu depuis un certain temps. « Les dormants » constituent un réel handicap car ils génèrent des frais supplémentaires à l’année, et finissent par ne plus trouver preneurs en raison d’une probable obsolescence. Ces marchandises seront alors vouées à être soldées.

Les méthodes de gestion de stock les plus répandues

Pour gérer son stock, il existe de nombreuses méthodes. L’enjeu consiste à choisir la plus adaptée à votre commerce. Vous pourrez ainsi facilement suivre les entrées et sorties et adopter une meilleure gestion des flux logistiques.

Les méthodes Last in first out (LIFO) et First in last out (FILO)

Nous vous livrons ci-dessous deux méthodes qui permettent de gérer facilement le stock en fonction de l’arrivée du produit et de sa nature, périssable ou non.

LIFO (Last In – First Out) : Les derniers produits entrés dans votre stock seront les premiers à le quitter. Cette méthode est utilisée pour avoir accès aux livraisons les plus récentes et convient aux produits sans date de péremption.

FILO (First In – First Out) : Les premiers rentrés au stock sont les premiers à sortir. Cette méthode est à privilégier pour les périssables, donc non-conservables.

Le réapprovisionnement calendaire et le réapprovisionnement à la commande

Le réapprovisionnement calendaire consiste à commander à date fixe, et avec une quantité de marchandises prédéfinie. Ce type de réapprovisionnement facilite l’organisation du commerçant et du fournisseur. De plus, il permet de bénéficier de prix avantageux grâce à une plus ample marche de manœuvre pour la négociation, et contribue à une meilleure gestion des stocks. Cependant, ce moyen ne convient qu’aux entreprises reconnues qui anticipent, voire produisent, les attentes des consommateurs au moyen de produits phares.

Le réapprovisionnement à la commande présente l’avantage d’être plus souple. Il s’agit de commander des quantités différentes à des dates différentes. C’est la solution idéale pour les petites entreprises, peu connues, qui n’ont pas la capacité de se constituer de stock important et qui investissent donc sur du court terme. Cette méthode demande un suivi rigoureux et de la souplesse du côté des fournisseurs.

La prévision de la demande, et le point de commande

La prévision de la demande se base sur l’estimation des ventes. Bien qu’il s’agisse uniquement d’une appréciation, la technique permet d’anticiper concrètement les coûts.

Le point de commande, quant à lui, se base sur les délais de production et de consommation. Le stock s’épuise au bout d’un certain temps. Le réapprovisionnement doit alors être effectué de manière à ce qu’à épuisement du stock, il revienne à la normale. Cette méthode est connue sous le nom de « seuil de commande » ou de « réapprovisionnement » et est utilisée pour les articles de classe A, soit les plus plébiscités.

L’inventaire

Enfin, l’inventaire est une démarche essentielle pour le commerçant qui lui permet de connaitre les produits en sa possession. Il s’agit d’une action généralement réalisée en fin d’année ou lors de la fin d’une période (soldes, promotions…). Attention cependant, un inventaire nécessite souvent l’arrêt total de l’activité.

Il existe deux méthodes d’inventaire :

  • L’inventaire permanent qui comptabilise les mouvements de stock en temps réel. C’est une méthode pratique pour les gros volumes ;
  • L’inventaire physique, effectué à la fin d’une opération, qui peut être réalisé plusieurs fois par an. On le connaît aussi sous le nom d’« inventaire tournant ».

Les atouts du logiciel de caisse enregistreuse avec gestion de stock intégrée de TGM

Le logiciel de caisse édité par TGM offre une gestion simple et efficace de vos stocks :

  • Gestion des inventaires,
  • Gestion des produits en temps réels,
  • Calcul des prix de revient (dépenses, marges),
  • Suivi de l’approvisionnement (commandes, fournisseurs),
  • Outil pour le réassort d’articles…

Cette fonctionnalité permet au magasin indépendant de visualiser avec précision tous les mouvements au sein du stock. Pour un commerce de détail, qui bénéficie de ressources rares, souvent chères, et de « peu » de moyens, il est vital de voir clair en la matière.

TGM, c’est aussi un logiciel de caisse pour franchise. Les ventes et les stocks y sont visualisés en temps réel, avec un œil avisé sur le réseau comme sur l’entrepôt. Les rapports issus des boutiques physiques et de l’e-commerce, les ventes, les fichiers clients et la gestion des stocks sont monitorés dans leur ensemble et au cas par cas en back-office.

Pour les e-commerces, outre la visualisation des stocks en temps réel par l’e-commerçant, la disponibilité des produits s’affiche sur le site, évitant les frustrations des clients en cas de ruptures.

Logiciel de caisse enregistreuse certifié NF 525

Et comme le logiciel de caisse doté de la fonctionnalité de gestion des stocks parfait existe, Rezomatic de TGM est certifié NF525. Pour rappel, les commerçants assujettis à la TVA doivent être en mesure de prouver que leur solution d’encaissement informatisée réponde bien aux normes de traçabilité, d’archivage des données et de leur inviolabilité exigées par l’administration fiscale. La certification NF525, délivrée par INFOCERT, est indiscutable !

Pour toute information, contactez-nous ! Nous sommes à votre disposition.